GRESIK, BN News – Bawaslu Kabupaten Gresik melakukan audiensi ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gresik pada Kamis, 12 Februari 2026. Kunjungan tersebut dilakukan dalam rangka memperkuat tata kelola kearsipan dan memastikan pengelolaan arsip kelembagaan berjalan tertib, sistematis, serta mudah diakses.
Audiensi ini menjadi bagian dari upaya Bawaslu Gresik untuk meningkatkan kualitas administrasi, khususnya dalam hal pengelolaan arsip yang tidak hanya berkaitan dengan keuangan, tetapi juga arsip kepemiluan dan peristiwa penting kelembagaan.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gresik, Budi Raharjo, S.H., M.Sos., menyampaikan bahwa kearsipan merupakan urusan wajib pemerintahan. Namun, tantangan saat ini adalah perubahan bentuk arsip yang semakin didominasi oleh dokumen elektronik.
“Urusan wajib pemerintahan adalah kearsipan. Tantangannya adalah surat, karena hampir semua tata naskah dinas sekarang berbentuk elektronik. Arsip kini banyak berupa foto dan dokumen digital lainnya, sehingga pengelolaannya membutuhkan sistem yang adaptif,” ujar Budi Raharjo.
Ia juga menjelaskan bahwa sejak tahun 2022 telah terjadi perubahan kode klasifikasi arsip yang menyesuaikan dengan jenis dan peristiwa yang terjadi. Oleh karena itu, setiap peristiwa penting harus terdokumentasi dengan baik sesuai klasifikasi yang berlaku.
Menurutnya, selama ini arsip sering kali dipandang hanya sebagai kebutuhan dalam penyusunan SPJ keuangan dan pemeriksaan BPK. Padahal, dalam konteks kepemiluan, arsip juga memiliki peran penting sebagai rekam jejak kelembagaan.
“Lebih baik ada dua pengelolaan arsip, yakni arsip keuangan dan arsip kepemiluan. Pada prinsipnya, arsip harus mudah dan cepat ditemukan saat dibutuhkan,” tambahnya.
Ia menambahkan bahwa Bawaslu sebagai lembaga vertikal memiliki kode klasifikasi dan aturan kearsipan tersendiri yang mengacu pada ketentuan nasional dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Sementara itu, dinas kearsipan daerah pada prinsipnya mengelola arsip milik pemerintah daerah.
Meski demikian, dinas membuka kemungkinan penitipan arsip apabila Bawaslu belum memiliki ruang penyimpanan yang memadai, dengan tetap memperhatikan ketentuan yang berlaku.
Koordinator Divisi Pencegahan, Parmas dan Humas Bawaslu Gresik, Habibur Rohman, menyampaikan bahwa audiensi ini menjadi langkah awal untuk membangun sinergi kelembagaan, termasuk rencana perjanjian kerja sama antara Bawaslu Gresik dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
“Kami berencana menjalin perjanjian kerja sama agar pengelolaan arsip Bawaslu semakin tertata dan sesuai ketentuan. Peristiwa-peristiwa penting kepemiluan harus terdokumentasi dengan baik sebagai bagian dari akuntabilitas kelembagaan,” ungkap Habibur.
Melalui audiensi ini, Bawaslu Gresik menegaskan komitmennya untuk memperkuat tata kelola administrasi dan kearsipan sebagai bagian dari penguatan kelembagaan yang profesional, transparan, dan akuntabel.
Turut hadir dalam kegiatan tersebut Koordinator Divisi Hukum dan Penyelesaian Sengketa Bawaslu Gresik Rofa’atul Hidayah, Plt. Kepala Sekretariat Bawaslu Gresik Andhika Wijaya dan Kepala Subbagian Administrasi Trimuda Ancas Wicaksono. (Humas Bawaslu Gresik/Telisik Hati)
